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Il Time Management o gestione del tempo, è un insieme di principi, pratiche, abilità e strumenti che aiutano le persone a capire e valutare il tempo a propria disposizione, con l’obiettivo di migliorare la qualità di vita.

Una volta valutata la disponibilità di tempo e individuate le attività da svolgere durante la giornata, è possibile organizzare o riorganizzare i propri impegni e compiti. Non si tratta di imparare a fare più cose possibili in minor tempo, ma di assicurarsi di portare a termine ciò che è necessario fare e trovare delle strategie per raggiungere questo obiettivo. Fare questo è importante per evitare di colmare il nostro tempo di impegni, svolgendoli frettolosamente e con scarsa attenzione, rischiando di accumulare stress nella quotidianità.

Le basi del Time Management

Il time management è il processo attraverso cui si analizza e si pianifica quanto tempo dedicare alle attività da svolgere durante la giornata, con l’obiettivo specifico di migliorare la qualità di vita.

La gestione del tempo si fonda su:

la DEFINIZIONE DELLE PRIORITA’: che ci aiuta a distinguere ciò che è importante da ciò che non lo è. Individuare le attività fondamentali permette di pianificare il tempo opportuno per svolgerle e di direzionare le energie necessarie per portarle a termine. In questo modo, le attività non prioritarie andranno ad incidere in misura minore sulla nostra giornata. Individuare e definire le priorità, che possono essere diverse per ciascuna Persona, permette di ottimizzare le azioni e il tempo ad esse dedicato.
la POSSIBILITA’ DI OTTIMIZZARE LE AZIONI DA COMPIERE: consente di svolgere le attività in un tempo minore, raggiungendo il risultato più vantaggioso possibile.

Come migliorare la gestione del tempo

Le motivazioni per cui si ricorre al time management possono essere varie, come ad esempio:

La fatica a conciliare gli impegni lavorativi con quelli privati.
La tendenza a procrastinare e a non portare a termine le azioni richieste.
La sensazione di confusione e di sopraffazione dovuta alla quantità eccessiva di impegni.

Esistono degli strumenti operativi generali che consentono di gestire al meglio il tempo:

SCRIVERE UNA LISTA DELLE ATTIVITA’ PRIORITARIE: permette di visualizzare la quantità degli impegni, favorendo anche una presa di consapevolezza rispetto ad essi.
PIANIFICARE E ORGANIZZARE LE ATTIVITA’: assegnare ad ogni attività un tempo specifico, con la sua durata, frequenza e scadenza offre una visione di insieme di quello che deve essere fatto.
DEFINIRE IL RITMO: la programmazione delle pause e della conclusione delle attività, così come concentrarsi su un impegno alla volta, sono azioni che danno ritmo e armonia alla giornata. Allo stesso modo, riconoscere il proprio picco di produttività è una strategia che permette di definire l’andamento delle attività e prevedere i momenti in cui svolgere quelle più impegnative.
ORGANIZZARE LO SPAZIO: riordinare consente un accesso molto più rapido al materiale o alle risorse necessarie. Inoltre, il “tempo del riordino” permette di interiorizzare un’organizzazione anche mentale.
CHIEDERE SUPPORTO: sia nel contesto lavorativo che privato, è possibile farsi aiutare a gestire il tempo, delegando alcune attività o chiedendo il supporto per svolgerne altre.

Gestione del tempo e produttività in un ambiente professionale

Il concetto di gestione del tempo ha origine con la rivoluzione industriale e si è progressivamente evoluto fino a giungere alla nozione contemporanea. Il legame tra gestione del tempo e performance lavorativa può essere ricondotto storicamente alla gestione scientifica del lavoro o “taylorismo” (Taylor, 1911) che descriveva l’insieme di dottrine organizzativo – manageriali che guidavano la produzione industriale. Attualmente, la ricerca scientifica in ambito organizzativo correla i vantaggi di una gestione efficace del tempo con un incremento della soddisfazione lavorativa e a una riduzione dello stress percepito, influendo sul benessere del singolo dipendente e sul benessere organizzativo. Inoltre, è stata riscontrata anche una correlazione tra la gestione del tempo e la produttività. Alcuni studi hanno evidenziato che, se la gestione del tempo migliora (es. riduzione procrastinazione), la produttività, intesa come il completamento effettivo del lavoro, migliorerà. Ciò non implica necessariamente che il lavoro sarà eseguito in modo perfetto, ma piuttosto che verrà comunque portato a termine.

È stata inoltre riscontrata una relazione negativa, seppur debole ma statisticamente significativa, tra la gestione del tempo e il multitasking. Poiché diversi studi indicano che il multitasking non favorisce la produttività. Si può affermare che coloro che possiedono competenze più avanzate nella gestione del tempo tendano ad evitare consapevolmente questa strategia inefficace.

Gestione del tempo e benessere

Il time management è un insieme di principi e tecniche che ci aiuta nella riorganizzazione del tempo, è uno strumento che permette di raggiungere un obiettivo stabilito a monte. Quando ci approcciamo ad esso, soprattutto se spinti da una necessità, da una situazione di sovraccarico lavorativo o da una difficoltà a conciliare gli impegni lavorativi con quelli personali, potrebbe essere utile darsi come obiettivo e risultato desiderato la riduzione dello stress, ovvero il miglioramento del nostro benessere fisico, psicologico e relazionale (anche in un’ottica di prevenzione del burnout).

Da ciò si comprende, che a prescindere dal contesto, vita personale, lavoro, scuola, etc., è significativo imparare a gestire il proprio tempo, in modo da aumentare la fiducia, la motivazione, l’impegno, nonché la modalità attraverso la quale raggiungiamo gli obiettivi in tutte le dimensioni della propria vita.

È importante riflettere su come organizzare al meglio il proprio tempo per avere strumenti per focalizzare le priorità e farci ritrovare piacevolezza e concentrazione rispetto a quello che facciamo, ovvero essere sia efficienti, efficaci e produttivi. È fondamentale partire dalla CONSAPEVOLEZZA DELL’UTILIZZO DEL PROPRIO TEMPO, osservandosi in modo obiettivo per comprendere come “funzioniamo”, cosa determina le nostre scelte, cosa è importante per noi, qual è il nostro stile.

Le domande da porsi sono:

In che modo decido?
In che modo assegno le priorità della giornata e organizzo la mia agenda?

Fare questo è importante perché dietro ad ogni scelta ci sono i propri valori e i bisogni.

L’obiettivo è quello di condurre una vita il più possibile serena ed equilibrata che porti soddisfazione e benessere, in linea con i propri valori e con l’autentica espressione del Sé. Per fare questo è utile partire dal concetto di priorità, ovvero scegliere le cose da fare prima, le attività da fare personalmente e quelle da delegare. Le persone ben organizzate, con una buona gestione delle loro priorità, riescono ad essere sia efficienti che efficaci, fanno dunque nel giusto ordine e senza dispendio di tempo superfluo le cose che vanno fatte per realizzare i loro obiettivi.

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Lavorare bene, non significa lavorare più ore, ma significa lavorare in modo efficace e intelligente.

Con abitudini utili e potenzianti, si ottimizza la propria vita lavorativa e si massimizzano i risultati.

Quanto descritto, fa comprendere quanto il Time Management sia un life skill che consente, attraverso comportamenti mirati e pratici, di migliorare attivamente la qualità̀ del proprio tempo lavorativo e personale. Allenarci ad avere una migliore gestione del tempo potrà̀ incrementare il senso di padronanza di Sé, di autoefficacia, di autostima e autodeterminazione che contribuiscono al benessere psicofisico, emotivo e relazionale della Persona, nonché al benessere organizzativo del contesto lavorativo nel quale la Persona è inserita.

Dal pensiero all’azione

Come utilizzo il mio tempo?
Qual è il mio stile di gestione del tempo?
Quali sono le mie migliori abitudini in tema di produttività?
Quale differenza posso introdurre per migliorare le mie abitudini?
Come posso fare pace con il tempo?
Come posso “liberare” il tempo?

I cambiamenti sociali e organizzativi in atto negli ultimi anni hanno intaccato sensibilmente la risorsa più preziosa e importante di tutte: il tempo. Le nuove tecnologie, l’assenza di confini rigidi tra lavoro e vita privata, l’essere sempre reperibili, le scadenze, le dinamiche organizzative e in generale la vita quotidiana hanno messo a dura prova le nostre capacità cognitive, emotive e relazionali. Incrementare l’efficienza, elaborare rinnovate strategie di coping, evitare la procrastinazione, migliorare la performance e imparare a gestire in modo ottimale il tempo consente di migliorare la qualità della propria esistenza.

È importante lavorare sul cambiamento delle proprie abitudini nella gestione del tempo. Attraverso un percorso psicologico è possibile riuscirci. Mettersi in movimento significa:

Fare un’analisi dei propri punti di forza e aree di miglioramento circa le proprie caratteristiche professionali e personali.
Definire gli obiettivi da raggiungere in base alle proprie esigenze professionali e alle proprie risorse.
Riconoscere, analizzare, ri – significare e modificare i propri processi decisionali e i bias nella gestione del tempo.
Riconoscere gli schemi disfunzionali e superare i processi di “procrastinazione difensivi” o “ansiosi anticipatori”.
Creare nuove strategie di Time Management.
Apprendere come trasformare un desiderio in un obiettivo attraverso il modello SMART.
Sviluppare la capacità di gestire il tempo secondo i criteri di importanza/urgenza e di efficacia/efficienza.
Gestire i device digitali ed apprendere come stabilire, in modo assertivo, dei limiti verso le richieste dell’esterno.
Apprendere come affrontare le situazioni impreviste: problem solving e Decision Making.
Riconoscere i segnali di “stress” e apprendere come gestirli in funzione delle proprie risorse.
Prevenire il burnout.
Implementare i nuovi schemi appresi nel proprio contesto professionale e personale.
Allenare ed implementare delle abilità psicologiche quali motivazione, autostima, autoefficacia, autodeterminazione e resilienza, attenzione e concentrazione, controllo emotivo e capacità decisionale.
Ritrovare un equilibrio tra vita professionale e privata.
Potenziare le performance e aumentare la produttività.
Potenziare il processo di self – empowerment.
Acquisire maggiore consapevolezza di Sé e competenza emotiva per riprendere il controllo sulla propria vita, anche nelle situazioni più sfidanti.

Strumenti

Il percorso psicologico si avvale di tecniche e strumenti diversificati in base all’unicità della Persona e ai suoi bisogni: il colloquio clinico, l’osservazione clinica, l’ascolto attivo, una comunicazione partecipativa e trasformativa, la Terapia delle emozioni, la Terapia EMDR, l’Ipnosi ericksoniana, la Terapia cognitivo – comportamentale, la Terapia sistemico – relazionale, tecniche di Mindfulness, tecniche immaginative, tecniche di rilassamento, la Timeline, l’apprendimento di tecniche di autoipnosi, strumenti grafici, la Fotovideo Terapia, home work, prescrizioni comportamentali, Carte Dixit, esercizi di role play, il Genogramma, etc., che consentono di rintracciare i costrutti, le credenze o gli schemi fissi di ragionamento, facendo emergere modalità alternative e più adattive di costruzione della realtà.

A chi è rivolto?

A tutti coloro che vogliono acquisire degli strumenti pratici e facilmente personalizzabili di time management per rendere più produttivo il proprio tempo e ottimizzare le proprie energie.
A chi vuole investire su di Sé e nella propria crescita personale e professionale.
A chi sta intraprendendo un percorso di trasformazione o cambiamento esistenziale, professionale, scolastico, etc.,

Puoi contattarmi per scoprire come possiamo progettare insieme una soluzione personalizzata, in uno spazio professionale, empatico e non giudicante. Fai il primo passo per ritrovare il Tuo benessere fisico, psicologico, emotivo e relazionale e per aprire le porte a un presente e un futuro di crescita e successo.